A terceirização exige mais do que um bom contrato jurídico, exige clareza operacional na ponta. E é aí que um Procedimento Operacional Padrão (POP) bem elaborado se torna sua ferramenta mais poderosa.
Não basta saber por que ele é importante, é crucial dominar como construí-lo eficazmente. Confira um guia prático para elaborar um POP que auxiliar sua empresa:
Defina o escopo do POP com precisão:
Foque em perguntas como “Qual serviço será exatamente terceirizado?” E seja hiper específico.
Por exemplo, não responda “limpeza”, mas sim, “limpeza de pisos cerâmicos do hall de entrada, incluindo aspiração, lavagem úmida e enceramento, às 22h, de segunda a sexta”.
Delimite como começa e termina a responsabilidade do terceirizado, quais são as interfaces com sua equipe interna e documente as tarefas envolvidas, por menor que pareçam.
Mapeie o processo passo a passo:
Terminando a primeira parte, desdobre cada tarefa do escopo em uma sequência lógica e cronológica de ações. Seja metódico.
Exemplo prático: em vez de “realizar limpeza do refeitório”, detalhe:
* Passo 1: Remover cadeiras das mesas e empilhar no canto designado.
* Passo 2: Varrer o chão, coletando resíduos sólidos.
* Passo 3: Aplicar solução desengordurante X nas mesas, aguardar 5 minutos.
* Passo 4: Esfregar mesas com esponja verde.
Utilize, caso preciso, recursos visuais: fluxogramas, fotos de etapas críticas ou vídeos curtos (se aplicável).
Estabeleça padrões mensuráveis e critérios de aceitação:
Vá além do subjetivo: substitua “limpo” por “ausência de manchas visíveis, brilho uniforme ao refletir luz” ou “pH da superfície entre 6.5 e 7.5”.
Defina KPIs operacionais como: tempo máximo para execução de cada etapa, quantidade de produto a ser utilizado, frequência de verificação.
Esclareça o “Aprovado”: como o supervisor da contratante verificará se o serviço foi feito conforme? (Checklist, medição específica, inspeção visual com critérios claros).
Incorpore segurança e conformidade de forma explícita:
Integre normas ao processo: liste todos os Equipamentos de proteção individual EPIs obrigatórios para cada etapa do processo. Como, por exemplo: “no passo 3, utilizar luvas de borracha nitrílica e óculos de proteção”.
Descreva procedimentos seguros: como manusear produtos químicos, como operar equipamentos específicos, quais são os procedimentos em caso de emergência.
Referencie documentos: Normas Regulamentadoras (NRs), Fichas de Segurança de Produtos (FISPQ), políticas internas de segurança.
Documente fluxos de comunicação e responsabilidades:
Determine e documente: quem reporta a quem? Especifique quem, na equipe terceirizada, deve comunicar problemas, concluir tarefas ou solicitar materiais, e para quem na contratante.
Deixe claro quais são os canais oficiais: qual o método de comunicação preferencial (app, e-mail, formulário físico)? Prazos para respostas?
* Hierarquia clara: identifique o responsável direto pela supervisão do serviço terceirizado na contratante e o ponto focal na prestadora.
Valide com os executores e o parceiro terceirizado:
Teste de realidade: após o rascunho, apresente o POP aos supervisores e aos funcionários terceirizados que farão o serviço. Eles entendem? Identificam gargalos ou ambiguidades?
Garanta que eles tenham capacidade e concordem com os procedimentos e padrões. Isso evita surpresas e conflitos futuros.
Torne o POP acessível e de fácil consulta:
Use um formato amigável para consulta, com linguagem clara, direta e evitando jargões excessivos. Com listas, títulos descritivos e espaçamento.
Disponibilize o POP onde o trabalho é realizado (físico e/ou digital em tablet). Deve estar ao alcance imediato da equipe terceirizada.
Elaborar um POP eficaz para terceirização não é teórico, é ação meticulosa e colaborativa. É sobre detalhar cada movimento, definir expectativas inegociáveis e alinhar todas as partes antes da execução.
Um POP bem feito é o seu manual de controle diário. Ele reduz falhas de comunicação, padroniza a qualidade, agiliza o treinamento e fornece a base objetiva para gerenciar e auditar o desempenho do parceiro terceirizado.
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